Cara Menulis Email yang Benar dan Sopan - Mengirim email sudah jadi hal biasa sejak internet ada. Ini menggantikan cara lama berkomunikasi jarak jauh, yaitu dengan surat. Mengirim email adalah cara digital untuk saling kirim surat. Ada cara khusus untuk menulis email yang benar, terutama untuk perusahaan atau saat melamar kerja.
Tata cara Menulis Email yang Benar untuk Macam-macam Kebutuhan
Menulis email memerlukan tata cara khusus agar berhasil. Email yang dikirim tidak bisa diundur kembali. Jadi, kamu harus sangat teliti sebelum mengirim.
Tentukan Tujuan
Sebelum mengirim email, kamu harus tahu tujuannya. Ada berbagai jenis email tergantung tujuannya. Tujuan ini penting agar orang yang menerima memahami isi emailmu. Contohnya, untuk mengundang, memberikan informasi, atau melamar kerja.
Gunakan Bahasa yang Sesuai
Gunakan bahasa yang sesuai saat menulis email. Pastikan tetap profesional tapi tidak terlalu kaku. Email adalah cara resmi untuk berkomunikasi. Hindari kata-kata informal seperti slang.
Gunakan Subject Email
Kolom subject email harus diisi dengan baik. Ini membantu orang tahu apa isi emailmu sebelum membaca. Subject juga memberikan manfaat lain seperti mempermudah pencarian email. Isi subject dengan detail dan jangan terlalu panjang.
Singkat, Padat, dan Jelas
Email harus jelas dan mudah dipahami. Tulislah dengan singkat dan padat. Jika email terlalu panjang, orang mungkin kesulitan memahaminya.
Menjaga Etika Kesopanan
Menulis email tidak berarti kamu boleh melupakan etika kesopanan. Mulailah dengan kata sapaan seperti “Selamat Pagi/Siang/Malam”. Gunakan sapaan formal seperti “Dear John” untuk menunjukkan rasa hormat. Kirim email pada hari kerja untuk mendapatkan respon lebih cepat.
Buat Format yang Rapi
Perhatikan format penulisan email agar pesan yang kamu kirim jelas dan terstruktur. Email yang rapi memudahkan pembaca. Gunakan contoh penulisan berikut ini untuk mempermudah kamu:
- Subject: Informasi penting secara ringkas hanya dengan beberapa kata
- Opening: Opening email ini bisa diisi dengan ucapan spaan dan pengenalan diri
- Body: body email merupakan isi dari email tersebut, tulislah dengan cara menulis yang sudah dijelaskan di atas
- Penutup: Berikan penutup yang sopan dengan ucapan terima kasih dan beritahu jika kmau menunggu balasanya
- Signature: Berikan tanda tangan jika diperlukan atau informasi tentang kontak nama kamu
Hal-hal yang Perlu Kamu Hindari Ketika Mengirimkan Email
Setelah mengetahui tata cara yang benar dalam menuliskan email, sekarang kita akan membahas tentang hal yang harus kamu hindari ketika mengirimkan email.
Tidak Mengisi Subjek Email
Ini adalah kebiasan buruk yang perlu kamu hindari ketika mengirimkan email. Karena kamu akan terkesan tidak profesional ketika jika mengisi subjek. Selain itu fungsi kolom subjek memudahkan penerimanya untuk memahami isi emailnya, jadi bisa mempersingkat waktu untuk membacanya.
Menyingkat kata dan Penggunaan Slang
Email bertujuan untuk keperluan professional maka dari itu pergunakanlah bahasa yang formal dan tidak menyingkat kata. Selain itu jangan gunakan bahasa slang atau bahasa gaul, karena akan mengurangi level profesionalitas dan sulit untuk dimengerti.
Penggunaan Emoji Ketika Mengirim Email
Perlu diketahui bahwa penggunaan emoji dalam mengirim email harus dihindari. Karena penggunanya akan tidak tepat ketika harus mengirimkan email secara formal. Usahakan untuk menjelaskan semuanya secara text bukan emoji.
Menyertakan Lampiran Email Dalam Size yang Besar Hindari untuk menyertakan lampiran email dengan file yang besar, karena platform tersebut diperuntukan untuk mengirim file ringan dan text. Jika kamu mengirimkan file terlalu besar, maka email tersebut akan lebih lama terkirim.
Isi Email yang Tidak Terstruktur
Ketika hendak mengisi body atau isi email usahakan penulisanya yang terstruktur, kamu bisa gunakan template mengirim email yang banyak di internet. Selain itu usahakan untuk mengisi body email meskipun kamu hanya mengirimkan lampiran file saja, karena hal tersebut merupakan bagian dari etika mengirimkan email.
Menggunakan Berbagai Macam Warna dan Jenis Font
Pastikan untuk menggunakan jenis font yang formal dan mudah dibaca, karena banyak font email yang masih terlihat informal dan sulit untuk dibaca. Kamu perlu untuk menghindari penggunaan berbagai macam warna ketika mengirimkan email, karena terkesan informal.
